Hành chính là bộ phận cốt lõi điều phối vận hành nội bộ tại liên minh giải trí quốc tế. Không chỉ xử lý văn bản, họ còn kết nối nhân sự, kiểm soát chi phí và hậu cần hệ thống. Mô hình 3 cấp cùng công nghệ hóa quy trình giúp tối ưu hiệu suất. Năm 2026, liên minh KJC đẩy mạnh tuyển dụng nhiều vị trí chuyên trách.
Bộ phận hành chính tại KJC: Vị trí, nhiệm vụ và giá trị vận hành
Hành chính được cấu trúc thành hệ thống ba cấp: trung tâm điều phối tại trụ sở chính, các phòng tại đơn vị trực thuộc và bộ phận dự án. Mỗi cấp độ có nhiệm vụ riêng nhưng đều kết nối thông qua nền tảng phần mềm nội bộ.
Công việc của bộ phận này bao gồm tiếp nhận – soạn thảo – ban hành văn bản, kiểm soát tiến độ xử lý biểu mẫu, điều phối lịch họp, hỗ trợ cơ sở vật chất và kết nối hành chính – nhân sự. Ngoài ra, họ còn tham gia giám sát tài sản cố định, lập bảng kê chi phí vận hành định kỳ và phối hợp với bộ phận tài chính để kiểm tra hóa đơn đầu vào.
Hệ thống phần mềm của bộ phận này được phát triển riêng. Có tính năng quản lý biểu mẫu theo từng loại hình: công văn, quyết định, tờ trình, đề xuất, bảng kê… Nhân viên được cấp tài khoản riêng để theo dõi tiến độ công việc, phê duyệt online và cập nhật trạng thái xử lý theo thời gian thực.
Chính sách tuyển dụng nhân sự hành chính tại liên minh giải trí
Hiện nay, liên minh giải trí quốc tế đang có nhu cầu tuyển dụng lượng lớn nhân sự thuộc vị trí này. Cụ thể như sau:
Nhân viên tổng hợp
Đây là vị trí phù hợp với ứng viên tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành hành chính, quản trị văn phòng hoặc văn thư lưu trữ. Công việc bao gồm tiếp nhận công văn đến, soạn thảo văn bản đơn giản, lập kế hoạch hậu cần cho các cuộc họp và phối hợp xử lý hồ sơ giữa các phòng ban.
Ngoài kỹ năng tin học văn phòng, người ứng tuyển cần có khả năng tổ chức, quan sát chi tiết và phản ứng nhanh với thay đổi trong quy trình nội bộ. Mức thu nhập khởi điểm từ 9-12 triệu đồng/tháng kèm theo các khoản thưởng hiệu suất, phụ cấp cơ sở và bảo hiểm đầy đủ theo quy định.
Chuyên viên nhân sự
Vị trí này yêu cầu người làm phải có kiến thức liên quan đến quản lý hồ sơ nhân sự, xử lý giấy tờ lao động, phối hợp chấm công và hỗ trợ ban hành quy trình tuyển dụng nội bộ. Kinh nghiệm tối thiểu 1 năm ở vị trí tương đương sẽ là lợi thế lớn.
Chuyên viên hành chính nhân sự sẽ làm việc song song với phòng nhân sự và tài chính. Qua đó đảm bảo các thông tin nhân sự được cập nhật, lưu trữ và truy xuất đúng quy trình. Sự phối hợp hiệu quả tại vị trí này góp phần giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng độ tin cậy trong quản trị dữ liệu nhân sự.
Thư ký dự án
Đây là vị trí linh hoạt, thường xuyên đi công tác hoặc triển khai tại văn phòng tạm của dự án. Người phụ trách sẽ đảm nhận công việc liên quan đến hợp đồng ngắn hạn, thiết lập không gian làm việc cho dự án.
Ứng viên cần có khả năng làm việc độc lập, giải quyết tình huống tại hiện trường và làm chủ biểu mẫu hành chính dự án. Dù không yêu cầu quá cao về bằng cấp, vị trí này ưu tiên người nhanh nhạy và có tư duy tổ chức.
Môi trường làm việc và lộ trình phát triển tại KJC
Bộ phận hành chính được xây dựng theo mô hình chuyên nghiệp, đề cao tính phối hợp nội bộ và kỷ luật vận hành. Doanh nghiệp cũng chú trọng định hướng phát triển rõ ràng để mỗi nhân sự có thể từng bước nâng cao vị trí và năng lực chuyên môn.
Văn hóa chủ động
Đội ngũ hành chính không vận hành theo mô hình thụ động mà được đào tạo để trở thành người đề xuất cải tiến quy trình. Nhân viên được khuyến khích phản ánh bất hợp lý trong hệ thống, xây dựng biểu mẫu tối ưu và đề xuất chuẩn hóa thao tác.
Mỗi quý, bộ phận này được mời họp riêng để đóng góp sáng kiến, thống nhất biểu mẫu dùng chung và rà soát lại các thủ tục gây chồng chéo. Chính nhờ mô hình này, hành chính trở thành bộ phận có tiếng nói trong quản trị nội bộ, thay vì chỉ làm nhiệm vụ hậu cần như trước kia.
Đánh giá và khen thưởng
Hiệu suất làm việc được đo bằng chỉ số thực tế như thời gian xử lý công văn, tỷ lệ phê duyệt đúng hạn, mức độ phản hồi từ các phòng ban… Những chỉ số này được tổng hợp và chấm điểm tự động trên hệ thống quản trị nội bộ.
Dựa vào kết quả đánh giá, nhân viên có thể được đề xuất tăng lương, khen thưởng hoặc cử đi đào tạo nâng cao kỹ năng. Ngoài ra, bộ phận này còn được tham gia trực tiếp vào việc xây dựng ngân sách hoạt động và đề xuất nâng cấp thiết bị, phần mềm.
Lộ trình chuyển hướng chuyên môn
Sau 12-18 tháng làm việc ổn định, nhân viên được quyền chọn chuyển sang các vị trí. Ví dụ như hành chính dự án, quản trị ISO nội bộ, trợ lý giám đốc điều hành hoặc chuyên viên tổ chức sự kiện. Hệ thống đào tạo nội bộ và cố vấn chuyên môn sẽ hỗ trợ họ tiếp cận chuyên môn mới.
Kết luận
Hành chính là trụ cột đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng tiến độ và chuẩn quy trình. Môi trường làm việc chuyên nghiệp, chính sách rõ ràng và lộ trình phát triển dài hạn là điểm mạnh nổi bật. Liên minh KJC đang mở rộng quy mô và tìm kiếm nhân sự có năng lực, đây là cơ hội tốt cho những ai mong muốn phát triển bền vững trong lĩnh vực này.
